Meeting durchführen

Quickguide BusinessMeeting

204 views 0

Telefonkonferenz durchführen

Für die Nutzung aller Steuerungsfunktionen und die Verwaltung Ihres Konferenzraumes, registrieren Sie sich bitte für unser kostenloses Kundenportal. Hier können Sie jederzeit Telefonkonferenzen planen, dazu einladen und live online steuern. Den Login zum Kundenportal finden Sie auf www.meetyoo.de oben rechts im Menü unter „Kundenlogin“. Die Konferenzsteuerungsfunktionen über Ihre Telefontastatur finden Sie im Folgenden aufgelistet.

 

Telefonkonferenz sofort starten

Einwahl des Moderators: Zum vereinbarten Zeitpunkt wählen Sie die entsprechende Einwahlnummer (zu finden in Ihrer Zugangsdaten-E-Mail) und werden aufgefordert, die Moderator-PIN einzugeben (Conference Entry Code), gefolgt von der #-Taste. Sobald Sie als Moderator sich eingewählt haben, ist Ihr Konferenzraum aktiv. Vorher hören die Teilnehmer Musik und können nicht miteinander sprechen.

Einwahl der Teilnehmer: Die anderen Teilnehmer der Telefonkonferenz wählen sich ebenso ein, geben aber die Teilnehmer-PIN und #-Taste ein.

Telefonkonferenz planen

Planen Sie Ihre Telefonkonferenz ganz einfach im Voraus mittels der vorgefertigten Konferenzplanung im Kundenportal, welche Sie über das Menü „Geplante Konferenzen“ erreichen.

Tragen Sie alle relevanten Daten in die Maske ein, wählen Sie Ihre Einwahlnummern aus und passen Sie bei Bedarf Ihren Einladungstext an.

Schicken Sie eine Einladungs-E-Mail an bereits vorhandene Kontakte aus Ihrem Adressbuch oder legen Sie neue Teilnehmer an.

Telefonkonferenz-Tastenbefehle für Teilnehmer

0#Operator-Hilferuft den Operator für individuelle Hilfe
*0Aufzählen aller Steuerungsoptionenzählt alle verfügbaren Steuerungsoptionen auf
*2Stoppen Bandansagebeendet automatische Ansagen des Sprachcomputers
*4Anpassen Lautstärkereguliert eigene Lautstärke (lauter/leiser)
*6Stumm-/Freischaltenschaltet eigene Leitung stumm/frei

 

Zusätzliche Telefonkonferenz-Tastenbefehle für Moderator

*5Entsperren/Entsperren Konferenzraumöffnet oder schließt den Konferenzraum, so dass keine weiteren Teilnehmer der Konferenz beitreten können
*7Ein-/Ausschalten Präsentationsmodusschaltet um zum Präsentationsmodus, bei dem alle anderen Konferenzteilnehmer stumm geschaltet werden; durch erneutes Umschalten Rückkehr in den normalen Modus
#1Abspielen TeilnehmernamenNamen, die zu Beginn der Konferenz aufgezeichnet wurden, werden abgespielt
#2Angabe TeilnehmeranzahlAnzahl aller Konferenzteilnehmer wird bekannt gegeben
#3Dial-Out-Verbindung durch den Operator (Aufpreis)Ermöglicht das Hinzunehmen weiterer Teilnehmer durch den Operator
#7Starten/Stoppen Aufzeichnung & Abspielen alter Aufzeichnungenstartet/stoppt die Aufzeichnung der Telefonkonferenz
#9Beenden der Konferenz durch Auflegen des ModeratorsBeendigung der Telefonkonferenz für alle Teilnehmer mit vorheriger Abfrage, ob die Konferenz beendet werden soll
##Beenden KonferenzSofortige Beendigung der Telefonkonferenz für alle Teilnehmer

Tipps für eine erfolgreiche Telefonkonferenz

Erfahren Sie in diesem Video, wie Sie Ihre Telefonkonferenz noch erfolgreicher gestalten können.

Testen Sie unsere Telefon- und Webkonferenzen kostenlos mit bis zu 10 Teilnehmern.

Webkonferenz durchführen

Hinweis: Sollten Sie die neue, browser-basierte Webkonferenz von meetyoo nutzen, finden Sie die entsprechenden Anleitungen im meetyoo-Hilfeportal unter hilfe.meetyoo.de/webkonferenz.

Schritt 1: Installation der Webapplikation

Damit Sie immer die aktuellste Version von BusinessMeeting nutzen können, registrieren Sie sich bitte für unser kostenloses Kundenportal unter https://portal.meetyoo.de/register.xhtml. Hier können Sie jederzeit die aktuellster Version der Webapplikation „Fastmaster.exe“ herunterladen und auf Ihrem Gerät ausführen.

Schritt 2: Webkonferenz starten

Die Webkonferenz kann ad-hoc gestartet werden, indem Sie die Webapplikation ausführen.

Alternativ können Sie Ihre Webkonferenz über das Kundenportal planen und dort direkt aufrufen.

Den Login zum Kundenportal finden Sie unter portal.meetyoo.de oder unter dem Punkt „Kundenlogin“ in der oberen Navigation auf unserer Webseite.

Klicken Sie im Menü des Kundenportal auf „Konferenz starten“, wählen Sie „Webkonferenz starten“ und anschließend Ihren Konferenzraum. Per Klick auf den Button startet der Webkonferenz-Client.

Möchten Sie eine Webkonferenz im Voraus planen, so können Sie im Menü unter „Geplante Konferenzen“ alle relevanten Daten in die Maske eintragen und per E-Mail Ihre Teilnehmer einladen.

Schritt 3: Bedienung der Webapplikation

Nachdem Sie die Webapplikation ausgeführt haben, wird die Bedienoberfläche der Sidebar sichtbar. Nun ist es Ihnen überlassen, ob Sie diese Ansicht rechts oder links auf Ihrem Bildschirm platzieren möchten.

Sitzung

Über den Tab „Sitzung“ können Sie und Ihre Teilnehmer die aktuelle Sitzungsnummer und Teilnehmerzahl einsehen. Als Organisator haben Sie zudem die Möglichkeit ein neues Passwort zu vergeben. Sobald alle Teilnehmer anwesend sind, können Sie die Sitzung durch einen Klick auf den Button “on“ absperren und so den Zutritt von weiteren Teilnehmern verbieten.

Teilnehmer

Dieser Tab listet alle Teilnehmer auf und erlaubt Ihnen indivuduelle Berechtigungen zu konfigurieren. So können Sie beispielsweise einem beliebigen Teilnehmer die Übertragung seines Bildschirmes sowie die Fernsteuerung erlauben.

Wenn Sie auf den Pfeil neben „Aktive Teilnehmer“ klicken, öffnet sich ein Drop-Down-Fenster. Dieses Fenster ermöglicht Ihnen den aktiven Teilnehmern weitere Rechte zuzuordnen oder diese zu verweigern. Diese Einstellungen können Sie ebenfalls für die passiven Teilnehmer verwalten.

Mit Hilfe des Buttons „Einladen…“ wird eine E-Mail generiert, die Sie als Einladung an weitere Teilnehmer versenden können. Diese enthält zwei Links, die direkt zur aktuellen Sitzung führen.

Applikationsauswahl

Der Reiter bietet dem Teilnehmer, welcher seinen Bildschirm freigegeben hat, die Möglichkeit auszuwählen, welche Teile des Bildschirmes sichtbar sein sollen. Die nicht freigegebenen Flächen werden schwarz hinterlegt.

Monitor

Über den Reiter „Monitor“ kann der entsprechende Bildschirm ausgewählt werden, der übertragen werden soll. Darüber hinaus kann die Auswahl, welche über „Applikationswahl“ angezeigt wird, überprüft werden.

Chat

Neben der telefonischen Kommunikation bietet der Chat die Möglichkeit, den Webkonferenzteilnehmern Nachrichten zukommen zu lassen.

Dateiablage

Hier können Sie oder befugte Teilnehmer Dokumente hoch- und herunterladen.

Video

Behalten Sie mittels Webcam alle Sprecher im Blick.

Mein Video

Hier wird Ihr Webcam-Bild dargestellt, welches an die Teilnehmer der Webkonfernz übertragen wird.

Lognachrichten

In den „Lognachrichten“ sehen Sie, chronologisch geordnet,  alle Funktionen, die während der Sitzung ausgeführt werden. Darüber hinaus wird jede neue Nachricht für 3 Sekunden angezeigt.

Telefonkonferenz

Der letzte Reiter bietet Ihnen schließlich die Möglichkeit, Einwahlnummern während der Konferenz zu ändern oder hinzuzufügen. Diese Änderungen werden allerdings erst bei der nächsten Webkonferenz wirksam.

Shortcut-Liste

Wechsel zwischen Betrachter und PräsentatorBlickrichtung wechseln: Wechsel zwischen Betrachter und Präsentator.
Umschalten zwischen der Gesamtbildschirmansicht und einem AusschnittZoommodus wechseln: Umschalten zwischen der Gesamtbildschirmansicht und einem Ausschnitt oder als Moderator Wechsel der Ansicht für alle Betrachter.
Scribbles und Skizzen erstellen, Bereiche markieren und mit Anmerkungen versehenWhiteboard: Scribbles und Skizzen erstellen, Bereiche markieren und mit Anmerkungen versehen.
Starten und Speichern der SitzungsaufzeichnungSitzungsaufzeichnung: Starten und Speichern der Sitzungsaufzeichnung.
Zugriff auf den Verbindungsperformance-TestSpezialfunktionen: Zugriff auf den Verbindungsperformance-Test.
Bildübertragungsqualität wählenBildübertragungsqualität wählen: Ändern der Farbqualität des zu übertragenen Bildes.
Konferenz wird für Moderator und Teilnehmer beendetStop: Konferenz wird für Moderator und Teilnehmer beendet.

Was this helpful?