Telefonkonferenz durchführen
Für die Nutzung aller Steuerungsfunktionen und die Verwaltung Ihres Konferenzraumes, registrieren Sie sich bitte für unser kostenloses Kundenportal. Hier können Sie jederzeit Telefonkonferenzen planen, dazu einladen und live online steuern. Den Login zum Kundenportal finden Sie auf www.meetyoo.de oben rechts im Menü unter „Kundenlogin“. Die Konferenzsteuerungsfunktionen über Ihre Telefontastatur finden Sie im Folgenden aufgelistet.
Telefonkonferenz sofort starten
Einwahl des Moderators: Zum vereinbarten Zeitpunkt wählen Sie die entsprechende Einwahlnummer (zu finden in Ihrer Zugangsdaten-E-Mail) und werden aufgefordert, die Moderator-PIN einzugeben (Conference Entry Code), gefolgt von der #-Taste. Sobald Sie als Moderator sich eingewählt haben, ist Ihr Konferenzraum aktiv. Vorher hören die Teilnehmer Musik und können nicht miteinander sprechen.
Einwahl der Teilnehmer: Die anderen Teilnehmer der Telefonkonferenz wählen sich ebenso ein, geben aber die Teilnehmer-PIN und #-Taste ein.
Telefonkonferenz planen
Planen Sie Ihre Telefonkonferenz ganz einfach im Voraus mittels der vorgefertigten Konferenzplanung im Kundenportal, welche Sie über das Menü „Geplante Konferenzen“ erreichen.
Tragen Sie alle relevanten Daten in die Maske ein, wählen Sie Ihre Einwahlnummern aus und passen Sie bei Bedarf Ihren Einladungstext an.
Schicken Sie eine Einladungs-E-Mail an bereits vorhandene Kontakte aus Ihrem Adressbuch oder legen Sie neue Teilnehmer an.
Telefonkonferenz-Tastenbefehle für Teilnehmer
| 0# | Operator-Hilfe | ruft den Operator für individuelle Hilfe |
| *0 | Aufzählen aller Steuerungsoptionen | zählt alle verfügbaren Steuerungsoptionen auf |
| *2 | Stoppen Bandansage | beendet automatische Ansagen des Sprachcomputers |
| *4 | Anpassen Lautstärke | reguliert eigene Lautstärke (lauter/leiser) |
| *6 | Stumm-/Freischalten | schaltet eigene Leitung stumm/frei |
Zusätzliche Telefonkonferenz-Tastenbefehle für Moderator
| *5 | Entsperren/Entsperren Konferenzraum | öffnet oder schließt den Konferenzraum, so dass keine weiteren Teilnehmer der Konferenz beitreten können |
| *7 | Ein-/Ausschalten Präsentationsmodus | schaltet um zum Präsentationsmodus, bei dem alle anderen Konferenzteilnehmer stumm geschaltet werden; durch erneutes Umschalten Rückkehr in den normalen Modus |
| #1 | Abspielen Teilnehmernamen | Namen, die zu Beginn der Konferenz aufgezeichnet wurden, werden abgespielt |
| #2 | Angabe Teilnehmeranzahl | Anzahl aller Konferenzteilnehmer wird bekannt gegeben |
| #3 | Dial-Out-Verbindung durch den Operator (Aufpreis) | Ermöglicht das Hinzunehmen weiterer Teilnehmer durch den Operator |
| #7 | Starten/Stoppen Aufzeichnung & Abspielen alter Aufzeichnungen | startet/stoppt die Aufzeichnung der Telefonkonferenz |
| #9 | Beenden der Konferenz durch Auflegen des Moderators | Beendigung der Telefonkonferenz für alle Teilnehmer mit vorheriger Abfrage, ob die Konferenz beendet werden soll |
| ## | Beenden Konferenz | Sofortige Beendigung der Telefonkonferenz für alle Teilnehmer |
Tipps für eine erfolgreiche Telefonkonferenz
Webkonferenz durchführen
Hinweis: Sollten Sie die neue, browser-basierte Webkonferenz von meetyoo nutzen, finden Sie die entsprechenden Anleitungen im meetyoo-Hilfeportal unter hilfe.meetyoo.de/webkonferenz.
Schritt 1: Installation der Webapplikation
Damit Sie immer die aktuellste Version von BusinessMeeting nutzen können, registrieren Sie sich bitte für unser kostenloses Kundenportal unter https://portal.meetyoo.de/register.xhtml. Hier können Sie jederzeit die aktuellster Version der Webapplikation „Fastmaster.exe“ herunterladen und auf Ihrem Gerät ausführen.
Schritt 2: Webkonferenz starten
Die Webkonferenz kann ad-hoc gestartet werden, indem Sie die Webapplikation ausführen.
Alternativ können Sie Ihre Webkonferenz über das Kundenportal planen und dort direkt aufrufen.
Den Login zum Kundenportal finden Sie unter portal.meetyoo.de oder unter dem Punkt „Kundenlogin“ in der oberen Navigation auf unserer Webseite.
Klicken Sie im Menü des Kundenportal auf „Konferenz starten“, wählen Sie „Webkonferenz starten“ und anschließend Ihren Konferenzraum. Per Klick auf den Button startet der Webkonferenz-Client.
Möchten Sie eine Webkonferenz im Voraus planen, so können Sie im Menü unter „Geplante Konferenzen“ alle relevanten Daten in die Maske eintragen und per E-Mail Ihre Teilnehmer einladen.
Schritt 3: Bedienung der Webapplikation
Nachdem Sie die Webapplikation ausgeführt haben, wird die Bedienoberfläche der Sidebar sichtbar. Nun ist es Ihnen überlassen, ob Sie diese Ansicht rechts oder links auf Ihrem Bildschirm platzieren möchten.
Sitzung
Über den Tab „Sitzung“ können Sie und Ihre Teilnehmer die aktuelle Sitzungsnummer und Teilnehmerzahl einsehen. Als Organisator haben Sie zudem die Möglichkeit ein neues Passwort zu vergeben. Sobald alle Teilnehmer anwesend sind, können Sie die Sitzung durch einen Klick auf den Button “on“ absperren und so den Zutritt von weiteren Teilnehmern verbieten.
Teilnehmer
Dieser Tab listet alle Teilnehmer auf und erlaubt Ihnen indivuduelle Berechtigungen zu konfigurieren. So können Sie beispielsweise einem beliebigen Teilnehmer die Übertragung seines Bildschirmes sowie die Fernsteuerung erlauben.
Wenn Sie auf den Pfeil neben „Aktive Teilnehmer“ klicken, öffnet sich ein Drop-Down-Fenster. Dieses Fenster ermöglicht Ihnen den aktiven Teilnehmern weitere Rechte zuzuordnen oder diese zu verweigern. Diese Einstellungen können Sie ebenfalls für die passiven Teilnehmer verwalten.
Mit Hilfe des Buttons „Einladen…“ wird eine E-Mail generiert, die Sie als Einladung an weitere Teilnehmer versenden können. Diese enthält zwei Links, die direkt zur aktuellen Sitzung führen.
Applikationsauswahl
Der Reiter bietet dem Teilnehmer, welcher seinen Bildschirm freigegeben hat, die Möglichkeit auszuwählen, welche Teile des Bildschirmes sichtbar sein sollen. Die nicht freigegebenen Flächen werden schwarz hinterlegt.
Monitor
Über den Reiter „Monitor“ kann der entsprechende Bildschirm ausgewählt werden, der übertragen werden soll. Darüber hinaus kann die Auswahl, welche über „Applikationswahl“ angezeigt wird, überprüft werden.
Chat
Neben der telefonischen Kommunikation bietet der Chat die Möglichkeit, den Webkonferenzteilnehmern Nachrichten zukommen zu lassen.
Dateiablage
Hier können Sie oder befugte Teilnehmer Dokumente hoch- und herunterladen.
Video
Behalten Sie mittels Webcam alle Sprecher im Blick.
Mein Video
Hier wird Ihr Webcam-Bild dargestellt, welches an die Teilnehmer der Webkonfernz übertragen wird.
Lognachrichten
In den „Lognachrichten“ sehen Sie, chronologisch geordnet, alle Funktionen, die während der Sitzung ausgeführt werden. Darüber hinaus wird jede neue Nachricht für 3 Sekunden angezeigt.
Telefonkonferenz
Der letzte Reiter bietet Ihnen schließlich die Möglichkeit, Einwahlnummern während der Konferenz zu ändern oder hinzuzufügen. Diese Änderungen werden allerdings erst bei der nächsten Webkonferenz wirksam.
Shortcut-Liste
 | Blickrichtung wechseln: Wechsel zwischen Betrachter und Präsentator. |
 | Zoommodus wechseln: Umschalten zwischen der Gesamtbildschirmansicht und einem Ausschnitt oder als Moderator Wechsel der Ansicht für alle Betrachter. |
 | Whiteboard: Scribbles und Skizzen erstellen, Bereiche markieren und mit Anmerkungen versehen. |
 | Sitzungsaufzeichnung: Starten und Speichern der Sitzungsaufzeichnung. |
 | Spezialfunktionen: Zugriff auf den Verbindungsperformance-Test. |
 | Bildübertragungsqualität wählen: Ändern der Farbqualität des zu übertragenen Bildes. |
 | Stop: Konferenz wird für Moderator und Teilnehmer beendet. |